Эффективное управление задачами и своим календарем (тайм менеджмент)

Эффективное управление задачами и своим календарем (тайм менеджмент)

Привет, друзья! Сегодня  я хочу поговорить с Вами об эффективном управлении своими задачами или какими то процессами, которые могут быть у Вас на работе. Разберем 3 основных способа эффективного управления своими задачами и календарем.

Мы сейчас возвращаемся с Закопан, где провели 5 незабываемых дня. Отдыхали с семьей, это была очередная часть Life Balance, о которой я уже рассказывал в  своем видео “Баланс между работой и личной жизнью (Work life Balance)”. Мы подымались на гору Каcпровый Верх. Простояли чуть ли не полдня в очереди на подъемник, а потом еще и оказались в снежной заметели на вершине горы. Но ощущения непередаваемые, виды потрясающие. Обо всем этом я расскажу в специально отснятом видео, советую посмотреть. Следите за моими новыми выпусками на моем канале.

Ну а сейчас давайте поговорим о задачах, которые любому сотруднику, на любой должности, в любой компании приходиться решать на работе каждый день. Как ими эффективно управлять? Мы остановимся на 3-х способах. Здесь и далее мы будем говорить в основном о продуктах компании Microsoft, т.к. это самая распространенная платформа в бизнес среде, в частности программе для управления почтой, календарем и задачами — Microsoft Outlook.

Способ  №1 — Задачи

Итак, первый способ эффективного тайм менеджмента — это использование непосредственно самих задач в Outlook.

Задачи в Outlook
Задачи в Outlook

Программа Outlook, как всем известно, обычно используется для ведения почты т.е. для переписки. Очень многие ее и используют только по прямому назначению — почту приняли, открыли, отправили и все. А на самом деле это очень многофункциональная программа и ее можно использовать намного шире.

Так вот 1 способ управления вашими задачами — это использование  функции ЗАДАЧИ в Outlook

Пример создания задачи в Outlook
Пример создания задачи в Outlook

При помощи этой функции Вы создаете задачу и выбираете дату, когда должна быть исполнена эта задача. Здесь же назначаете ее исполнителя или исполнителей. Далее исполнители могут указывать % выполнения своих задач. А вы, по мере выполнения поставленных Вами задач, будете получать уведомления о прогрессе. При помощи этой функции можно управлять разными задачами в разных подразделениях.

Способ №2 — Календарь

В Outlook есть такая функция как КАЛЕНДАРЬ. Очень полезная и очень нужная. Вот, например,  Вы планируете встречу и приглашаете на нее своих сотрудников или кого то с других подразделений или даже компаний, не имеет значения. Вы заносите эту встречу в свой календарь, заносите список приглашенных и эта Ваша встреча появится в календарях всех Ваших приглашенных. И точно так же, если кто то Вас приглашает на свою встречу, она тут же отражается в Вашем календаре.

Категории задач в Outlook
Категории задач в Outlook

Это очень правильная практика ведения встреч и загрузки календарей своих сотрудников. Поскольку как только Вы создали встречу в календаре, она тут же появилась у человека, и он может ее принять, отклонить или предложить Вам другое время. Если Вы приняли встречу, хорошей практикой является следование своему календарю.  Если у человека по каким-либо причинам не получается принять Вашу встречу, то с помощью того же Outlook он может ее отклонить или предложить другое время, написать сообщение и Вы сразу это увидите. Очень сильный инструмент.

Поделюсь одним маленьким лайфхаком как эффективно управлять встречами в своем календаре. В программе Outlook есть категории встреч и Вы можете создать свои категории. Разбить все свои встречи на категории и задать определенные цвета каждой категории. Далее, назначив каждой встрече в календаре свою категорию, вы визуально сделаете читаемость своего календаря очень простой и наглядной.

 

Вот как это может выглядеть:

Пример использования календаря в Outlook
Пример использования календаря в Outlook

Зеленый цвет — это встречи уже подтвержденные и я обязательно туда должен попасть.

Желтый цвет — это те встречи  или мероприятия, которые я запланировал, но могу попасть на них, а могу и не попасть в зависимости от того, какая будет нагрузка на то время у меня.

Оранжевый цвет — им я отмечаю личные мероприятия. В своем видео и статье на тему баланса между работой и личной жизнью, я уже говорил о едином календаре. Очень важно вести в едином календаре, как свои бизнес-планы так и свои личные планы. И к личным планам надо относится с такой же самой ответственностью, как и к своим бизнес-планам.

Вы можете создать свои категории как Вам удобно. И как только у Вас будет календарь загружен, а когда Вы становитесь руководителем крупной компании, поверьте, календарь у Вас будет загружен всегда, просто взглянув на него Вы будете понимать, где у Вас важная встреча, где можно не пойти, если появились более важные дела, а где есть свободные места в календаре. Очень часто я, например, даже обеды завожу в календарь и ужины, особенно если иду на деловой ужин с кем то.

Способ №3 — отложенные действия

Когда в том же Outlook Вам пришло письмо и если Вы справа правой кнопкой нажмете на нем, то можно тут же выбрать действия для него.

Задачи по правой кнопке
Задачи по правой кнопке

Удобная штука, когда очень большой поток писем и Вы понимаете, что некоторые из них можно сделать потом, а некоторые требуют сиюминутной реакции.  И классно этим пользоваться, когда Вы знаете, что сейчас у Вас загруженный период, а через пару дней будет менее загруженный. Тогда не очень важные письма можно отложить на спокойный период и не бояться, что вы их пропустите. Поставили напоминалку и все — Outlook сам напомнит Вам в то время на когда Вы установили, что вот не расслабляйся есть еще письмецо, надо поработать.

Когда мы говорим о списке всех писем, есть еще один такой маленький лайфхак от меня, чем я очень часто пользуюсь и вижу, что и  другие руководители тоже пользуются. Думаю, что Вам это тоже будет полезно. Когда к Вам приходит письмо, особенно это важно, когда писем очень много, чтобы не потеряться на что Вы отреагировали, а на что не отреагировали, я советую Вам отключить автоматическое изменение статуса письма на прочитанное. Все письма я рекомендую переводить в статус прочитанные вручную и только после того, как вопрос решен.

Перевод в прочитанные
Ручной перевод в прочитанные

Я, например, у себя перевожу письмо в статус прочитанные только после того, когда я на него отреагировал — я его прочитал, ответил, либо сделал какое то действие, в зависимости от того что от меня требовалось. Таким образом, я всегда у себя вижу список не отвеченных писем, которые можно отфильтровать в Outlook, и понимаю какое из них требует моей реакции помимо того, что я могу отложить их до будущего периода, когда нужно к ним вернуться. Так я всегда понимаю, какой список задач еще не решен.

С утра хорошей практикой является сначала открывать компьютер и проходиться по входящим письмам. Открываете свой календарь и понимаете, какие встречи на этот день уже есть и какие новые возможно повлияют на Ваш календарь, вносите эти изменения. Вам необходимо уведомить тех людей, чьи интересы Вы затронули, внося эти изменения. Например, у Вас появилось срочное задание и Вы не можете попасть на какую-то важную встречу или даже не столь важную, но Вы ее запланировали и подтвердили, что будете, т.е. приняли ее в Outlook. Человек, который запланировал эту встречу, ожидает, что Вы будете на ней. А у Вас появилось какое-то более срочное, более приоритетное задание, значит Вам нужно заблаговременно уведомить этого человека, организатора  этой встречи, о том, что Вас не будет. Либо же Вы можете взаимодействовать с ним каким-то другим способом, но главное — предупредить о своем отсутствии заранее.

Вот такие 3 очень важные функции, которые есть в стандартном программном обеспечении Outlook. Пользуйтесь ими, они реально помогают структурировать Ваши задачи, приоритизировать Ваши задачи и не пропустить ничего. Поскольку если Вы работаете в крупной компании или если Вы стали  руководителем, то очень важно контролировать все задачи своего подразделения, своих сотрудников и очень важно достигать поставленных целей в установленные сроки.

Удачи Вам и оставляйте свои вопросы в комментариях ниже.