Эффективное управление задачами и своим календарем (тайм менеджмент)

Привет, друзья! Сегодня  я хочу поговорить с Вами об эффективном управлении своими задачами или какими то процессами, которые могут быть у Вас на работе. Разберем 3 основных способа эффективного управления своими задачами и календарем.

Мы сейчас возвращаемся с Закопан, где провели 5 незабываемых дня. Отдыхали с семьей, это была очередная часть Life Balance, о которой я уже рассказывал в  своем видео “Баланс между работой и личной жизнью (Work life Balance)”. Мы подымались на гору Каcпровый Верх. Простояли чуть ли не полдня в очереди на подъемник, а потом еще и оказались в снежной заметели на вершине горы. Но ощущения непередаваемые, виды потрясающие. Обо всем этом я расскажу в специально отснятом видео, советую посмотреть. Следите за моими новыми выпусками на моем канале.

Ну а сейчас давайте поговорим о задачах, которые любому сотруднику, на любой должности, в любой компании приходиться решать на работе каждый день. Как ими эффективно управлять? Мы остановимся на 3-х способах. Здесь и далее мы будем говорить в основном о продуктах компании Microsoft, т.к. это самая распространенная платформа в бизнес среде, в частности программе для управления почтой, календарем и задачами — Microsoft Outlook.

Способ  №1 — Задачи

Итак, первый способ эффективного тайм менеджмента — это использование непосредственно самих задач в Outlook.

Программа Outlook, как всем известно, обычно используется для ведения почты т.е. для переписки. Очень многие ее и используют только по прямому назначению — почту приняли, открыли, отправили и все. А на самом деле это очень многофункциональная программа и ее можно использовать намного шире.

Так вот 1 способ управления вашими задачами — это использование  функции ЗАДАЧИ в Outlook

При помощи этой функции Вы создаете задачу и выбираете дату, когда должна быть исполнена эта задача. Здесь же назначаете ее исполнителя или исполнителей. Далее исполнители могут указывать % выполнения своих задач. А вы, по мере выполнения поставленных Вами задач, будете получать уведомления о прогрессе. При помощи этой функции можно управлять разными задачами в разных подразделениях.

Способ №2 — Календарь

В Outlook есть такая функция как КАЛЕНДАРЬ. Очень полезная и очень нужная. Вот, например,  Вы планируете встречу и приглашаете на нее своих сотрудников или кого то с других подразделений или даже компаний, не имеет значения. Вы заносите эту встречу в свой календарь, заносите список приглашенных и эта Ваша встреча появится в календарях всех Ваших приглашенных. И точно так же, если кто то Вас приглашает на свою встречу, она тут же отражается в Вашем календаре.

Это очень правильная практика ведения встреч и загрузки календарей своих сотрудников. Поскольку как только Вы создали встречу в календаре, она тут же появилась у человека, и он может ее принять, отклонить или предложить Вам другое время. Если Вы приняли встречу, хорошей практикой является следование своему календарю.  Если у человека по каким-либо причинам не получается принять Вашу встречу, то с помощью того же Outlook он может ее отклонить или предложить другое время, написать сообщение и Вы сразу это увидите. Очень сильный инструмент.

Поделюсь одним маленьким лайфхаком как эффективно управлять встречами в своем календаре. В программе Outlook есть категории встреч и Вы можете создать свои категории. Разбить все свои встречи на категории и задать определенные цвета каждой категории. Далее, назначив каждой встрече в календаре свою категорию, вы визуально сделаете читаемость своего календаря очень простой и наглядной.

 

Вот как это может выглядеть:

Зеленый цвет — это встречи уже подтвержденные и я обязательно туда должен попасть.

Желтый цвет — это те встречи  или мероприятия, которые я запланировал, но могу попасть на них, а могу и не попасть в зависимости от того, какая будет нагрузка на то время у меня.

Оранжевый цвет — им я отмечаю личные мероприятия. В своем видео и статье на тему баланса между работой и личной жизнью, я уже говорил о едином календаре. Очень важно вести в едином календаре, как свои бизнес-планы так и свои личные планы. И к личным планам надо относится с такой же самой ответственностью, как и к своим бизнес-планам.

Вы можете создать свои категории как Вам удобно. И как только у Вас будет календарь загружен, а когда Вы становитесь руководителем крупной компании, поверьте, календарь у Вас будет загружен всегда, просто взглянув на него Вы будете понимать, где у Вас важная встреча, где можно не пойти, если появились более важные дела, а где есть свободные места в календаре. Очень часто я, например, даже обеды завожу в календарь и ужины, особенно если иду на деловой ужин с кем то.

Способ №3 — отложенные действия

Когда в том же Outlook Вам пришло письмо и если Вы справа правой кнопкой нажмете на нем, то можно тут же выбрать действия для него.

Удобная штука, когда очень большой поток писем и Вы понимаете, что некоторые из них можно сделать потом, а некоторые требуют сиюминутной реакции.  И классно этим пользоваться, когда Вы знаете, что сейчас у Вас загруженный период, а через пару дней будет менее загруженный. Тогда не очень важные письма можно отложить на спокойный период и не бояться, что вы их пропустите. Поставили напоминалку и все — Outlook сам напомнит Вам в то время на когда Вы установили, что вот не расслабляйся есть еще письмецо, надо поработать.

Когда мы говорим о списке всех писем, есть еще один такой маленький лайфхак от меня, чем я очень часто пользуюсь и вижу, что и  другие руководители тоже пользуются. Думаю, что Вам это тоже будет полезно. Когда к Вам приходит письмо, особенно это важно, когда писем очень много, чтобы не потеряться на что Вы отреагировали, а на что не отреагировали, я советую Вам отключить автоматическое изменение статуса письма на прочитанное. Все письма я рекомендую переводить в статус прочитанные вручную и только после того, как вопрос решен.

Я, например, у себя перевожу письмо в статус прочитанные только после того, когда я на него отреагировал — я его прочитал, ответил, либо сделал какое то действие, в зависимости от того что от меня требовалось. Таким образом, я всегда у себя вижу список не отвеченных писем, которые можно отфильтровать в Outlook, и понимаю какое из них требует моей реакции помимо того, что я могу отложить их до будущего периода, когда нужно к ним вернуться. Так я всегда понимаю, какой список задач еще не решен.

С утра хорошей практикой является сначала открывать компьютер и проходиться по входящим письмам. Открываете свой календарь и понимаете, какие встречи на этот день уже есть и какие новые возможно повлияют на Ваш календарь, вносите эти изменения. Вам необходимо уведомить тех людей, чьи интересы Вы затронули, внося эти изменения. Например, у Вас появилось срочное задание и Вы не можете попасть на какую-то важную встречу или даже не столь важную, но Вы ее запланировали и подтвердили, что будете, т.е. приняли ее в Outlook. Человек, который запланировал эту встречу, ожидает, что Вы будете на ней. А у Вас появилось какое-то более срочное, более приоритетное задание, значит Вам нужно заблаговременно уведомить этого человека, организатора  этой встречи, о том, что Вас не будет. Либо же Вы можете взаимодействовать с ним каким-то другим способом, но главное — предупредить о своем отсутствии заранее.

Вот такие 3 очень важные функции, которые есть в стандартном программном обеспечении Outlook. Пользуйтесь ими, они реально помогают структурировать Ваши задачи, приоритизировать Ваши задачи и не пропустить ничего. Поскольку если Вы работаете в крупной компании или если Вы стали  руководителем, то очень важно контролировать все задачи своего подразделения, своих сотрудников и очень важно достигать поставленных целей в установленные сроки.

Удачи Вам и оставляйте свои вопросы в комментариях ниже.