Как правильно использовать корпоративную почту

Как правильно использовать корпоративную почту

Где бы вы не работали в современном мире основной канал коммуникации будет электронная почта. Но я очень часто вижу, особенно когда получаю письма из внешних email адресов от различных партнеров, что они просто не умеют пользоваться даже элементарными возможностями, которые нам дает этот канал коммуникации.

Давайте разберем наиболее распространенные ошибки при использовании корпоративной почты.

Итак, основной принцип при использовании корпоративной почты — это краткость. Знаете, есть еще такая поговорка — «Краткость — сестра таланта». Вот это конкретно про почту. Особенно важно быть кратким и лаконичным, когда вы пишете письмо своему руководителю или вышестоящему руководителю.

phone-emailКак правило сегодня у всех есть различные телефоны, планшеты и прочие девайсы, позволяющие быть на связи постоянно. Руководители высокого уровня активно ими пользуются. Возьмите себе за правило, что текст вашего письма должен помещаться на один экран мобильного телефона (обычный экран современного смартфона). Скорее всего на такое письмо вы получите быстрый ответ.

Если же получателю прийдется читать много текста, проличтывать экраны, то как правило люди занятые, особенно которые много времени находсятся в разъездах, они просто отложат это письмо до более удобного случая когда они будут сидеть за компьютером. В таком случае вы можете получить свой ответ достаточно поздно.

Учитесь выражать свои мысли четко, кратко и лаконично. Такие вещи как длинные приветствия и вступления оставьте для устного общения. В почте на это просто нету времени. Текущий ритм жизни очень большой, поэтому будьте кратки — «Джон, нужно вот это сделать, сроки такие-то. Пока». Все — только конкретная информация.

 

Второй очень важный момент это то, как вы используете различные поля адресатов, которые есть в электонной почте. Я уверен, что многие даже не знают, что помимо поля «Кому» для внесения email адресата, есть еще поле «Копия», а еще есть поле «Скрытая копия».

to_cc_bccКак правильно пользоваться этими полями? С полем «Кому» тут все просто — это поле для внесения адреса вашего получателя. Как правило в поле «Кому» должны находиться те адресаты, от которых вы ждете какой-то обратной связи, ответа на ваше письмо. Получатели тоже понимают, что если из адрес был в поле «Кому», то им надо как-то отреагировать на такое письмо.

Далее идет поле «Копия». Это поле используется в тех случаях, когда вам нужно уведомить человека о том, что написано в вашем письме. Как правило адресатам из этого поля не нужно напрямую вклиниваться в разговор, но они могут это сделать. Это используется для того, чтобы держать человека в курсе того, что происходит. Например, вы работает над одним проектом с разными людьми и сечай пишете что-то важное одной группе, но чтобы остальные также были в курсе — ставите их в копию этого письма.

И наконец поле «Скрытая копия» используется в тех случаях, когда вам не нужно разглашать весь список получателей этого письма. Это могут быть различные ситуации. Самая распространенная — это когда идет какая-то широкая рассылка на большую группу людей (например, на весь офис), то для того, чтобы избежать потом спама, когда все начнут отвечать всем, надо использовать поле «Скрытая копия». А какие у вас есть идеи по использованию поля «Скрытая копия»? Поделитесь в комментариях.

Еще один вадный момент, на который я хочу обратить ваше внимание — это размер вложенных файлов в ваше письмо. Очень часто в компаниях специально устанавливают лимин на размеры вложенных файлов в одно письмо. Но также хорошей практикой является не использовать большие файлы как вложения, даже если ваша система это разрешает. Помните, что сейчас многие используют смартфона для чтения почты и открытие больших файлов становится отчень неудобным, особенно если есть ограничения по использованию мобильного трафика.

Если же вам все же нужно переслать большой файл, то хорошей практикой является использование различных облачных сервисов хранения файлов. В таком случае в свое письмо вы просто вставляете ссылку на ваш файл. Сейчас очень много различных решения на рынке, поэтому узнайте у вашего ИТ департамента что можно использовать в вашей компании.

Еще одна хорошая практика при использовании корпоративной почты — это списки рассылок. Например, вы можете сделать отдельный список рассылки для всех сотрудников вашего отдела. В таком случае вам не понадобится каждый раз при отправке им письма вручную добавлять все адреса, а можно будет просто указать короткое имя вашего списка рассылки. Это экономит время и выглядит очень профессионально.

Во многиз компаниях также существуют корпоративные списки рассылок. Например, на всю компанию, или на весь отдел, или на одну страну — в зависимости от организационной структуры вашей компании. Очень часто ИТ департамент не ограничивает доступ к таким рассылкам, поэтому используйте их очень аккуратно и только когда это нужно.

И напоследок, создайте себе подпись для использования в письмах. Можно создать шаблоны подписей для разных ситуаций и потом просто выбирать нужный вариант. Например, когда вы пишете деловое письмо, вставлять вашу деловую подпись, где будут указаны все ваши данные — телефон, должность, адрес, название компании. Вы можете настроить необходимые шаблоны один раз и далее просто их использовать — это съэкономит вам время.

Если у вас есть вопросы по использованию корпоративной почты — задавайте в комментариях, я всем отвечу.

Также поделитесь, пожалуйста, какие еще темы о работе в международных компаниях и развитии карьеры вам интересны, и я обязательно освещу их на этом сайте и на своем YouTube канале.