Как Правильно Использовать Корпоративную Почту

Как Правильно Использовать Корпоративную Почту

Привет, друзья!  Сегодня мы с Вами разберем такую важную тему как написание электронных писем —  email. В современном мире, где бы Вы не  работали, основным каналом коммуникации будет электронная почта. На сегодняшний день — это неотъемлемая часть бизнес — общения, да и общения вообще. Электронная почта, действительно, является самой востребованной коммуникацией делового и корпоративного общения.

Корпоративная почта

Но я очень часто вижу, особенно, когда получаю письма из внешних  email — адресов, что многие не умеют правильно пользоваться элементарными возможностями этого канала коммуникации. Здесь я хочу рассказать о наиболее распространенных ошибках при использовании корпоративной почты.

Краткость

Итак, Вам необходимо запомнить, что основной принцип при написании писем электронной корпоративной почты — это краткость. Знаете, есть еще такая поговорка “Краткость — сестра таланта”. Так вот, ее  как раз можно применить конкретно к почте. Особенно надо быть кратким, лаконичным, когда Вы пишете письмо своему руководителю либо вышестоящему руководству.

Как правило, сегодня у всех есть мобильные телефоны, планшеты и другие девайсы, позволяющие быть на связи постоянно. И как правило, руководители высшего звена этим постоянно и активно пользуются. Здесь возьмите себе за правило, просто держите себе в уме, если текст Вашего письма помещается на экране мобильного телефона (стандартный экран берем), то такое письмо скорее всего будет прочитано и отвечено очень быстро.

Если же Ваше письмо длинное, получателю надо читать много лишнего текста, перелистывать экраны, он быстро его не прочитает. Как правило люди, которые очень заняты или которые путешествуют, отложат такое письмо до более удобного  случая, когда появится время. И в результате, Вы получите ответ не очень  скоро, а достаточно поздно. Поэтому учитесь выражать свои мысли четко, кратко, лаконично.

И поверьте, такие вещи из обычного общения как “здравствуйте, уважаемый Иван Иванович! Спасибо за то, что Вы когда то…..” — это все хорошо, вежливо и правильно при устном общении, но в почте на это нету времени при текущем ритме жизни. В электронном письме должно быть все четко, кратко. “Джон. Необходимо там то то, тогда то. Спасибо”. Все четко, кратко.

Поля адресатов

Второй очень важный момент — это как Вы используете различные поля адресатов, которые есть в электронной почте. Я уверен, что многие из Вас даже не слышали и не обращали внимания на то, что помимо поля КОМУ есть еще поле КОПИЯ, и еще поле СКРЫТАЯ КОПИЯ.

поля адресатов
Поля адресатов

Как правильно пользоваться этими полями? С полем КОМУ тут все просто и всем понятно. Это основной получатель Вашего письма, Вашего сообщения, Вашей основной мысли этого письма. Как правило, в поле КОМУ указываете те адресаты от которых Вы ждете обратной связи, обратного ответа. Это может быть 1 человек или несколько. И если они находятся в поле КОМУ, то это значит, что они как то должны отреагировать на Ваше письмо.

Далее идет поле КОПИЯ. Вставить туда надо тех людей, которых Вы хотите уведомить о том, что говорится в письме. Это, как правило, те люди, которые имеют отношение к теме письма. Это те, которые напрямую и не должны вклиниться, но они каким то образом имеют отношение к этой теме. Может это часть их проекта или оговариваемая тема может как то повлиять на их дальнейшую работу либо как то по иному оказать свое воздействие. То есть они заинтересованны темой письма. Вот для них и используется КОПИЯ письма.

И наконец поле СКРЫТАЯ КОПИЯ. Это поле используется, когда Вам не нужно разглашать весь список получателей Вашего письма. В корпоративных коммуникациях могут быть различные ситуации.

Самая распространенная ситуация, когда надо охватить широкий круг людей. Ну возьмем, например, Вы вечером организовываете поход в кино для всего отдела, где скажем, 150 человек и Вы им всем отправляете письмо. В нем Вы пишете о том, кто хочет пойти вечером в кино, Вы собираете список. То есть Вы собираете список и ответы должны поступать только Вам.

И вот, дабы избежать спама, который начнется если все 150 человек начнут давать ответы и их будут получать все те же 150 человек, Вы используете поле СКРЫТАЯ КОПИЯ. Когда эти 150 человек получат от Вас письмо, они будут видеть только Ваш адрес и отправят ответ только Вам.

Таким образом Вы избежите спама и это очень часто помогает в различных коммуникациях. Когда не пользоваться этим полем, электронная почта превращается в какой то безумный поток каких то ненужных писем. Они всех отвлекают, раздражают, мешают полноценно работать. Как правило, IT департаменты должны контролировать и жестко реагировать на такие случаи и пресекать их. Но если Вы используете поле СКРЫТАЯ КОПИЯ, это показывает Ваш уровень владения корпоративными системами коммуникации.

Списки рассылок

Хорошей практикой является использование списков рассылок. С их помощью очень быстро можно охватить широкий круг адресатов. Вот, в описанном выше случае, для отправки письма 150 -ти людям можно было использовать список рассылки.

Список рассылки Вы можете создать сами. Даете ему определенное имя, например, “мой отдел”,  “финансовый отдел” и так далее. Создаете список, внеся в него все необходимые адреса того или иного отдела, соответственно названию, заинтересованного в получении Ваших писем, и список рассылки готов. В дальнейшем, когда Вам необходимо оповестить весь отдел, как в нашем примере выше, Вы не набираете вручную все 150 человек, а нажимаете “Мой отдел” и Ваше письмо полетело всем 150-ти людям одним нажатием. В последующем Вам необходимо только следить за этими списками и обновлять их периодически: добавлять вновь прибывших людей или удалять убывших.

У многих компаний существуют корпоративные рассылки на всю компанию, на департаменты и отделы в отдельности. Как правило, IT департаменты не ограничивают их использование. Но использовать их надо очень аккуратно, чтобы не было отправлено каких то нелепых, заспамленных писем, которые только отвлекают и мешают работать продуктивно. В компаниях это считается дурным тоном и лучше этого не делать, а очень ответственно и разумно подходить к отправке писем по рассылкам.

Размер файлов

Еще хочу обратить Ваше внимание на на очень важный момент — это размер вложенных файлов,  которые Вы вкладываете в свое письмо. Очень часто у многих компаний почтовый сервис устанавливает лимиты на возможные вложенные файлы. Хорошей практикой является не использовать большие файлы даже если система и разрешает.

Ведь сейчас очень многие используют телефоны для прочтения своей почты. На них очень неудобно скачивать большие файлы, особенно у кого используется  мобильный трафик. Это просто тяжело, долго и неудобно. Такое письмо не будет быстро прочитано и Вы не получите вовремя ответ на него. Поэтому для передачи больших файлов  сейчас используют корпоративные папки с общим доступом. В своем письме Вы оставляете только ссылку на эту папку где находится Ваш файл.

Очень хорошим решением для вложения больших файлов  являются облачные системы хранения данных. Сейчас на рынке очень много поставщиков таких решений. Узнайте у своего IT департамента как ими пользоваться и используйте их в своей практике.

Более подробно об отправке больших файлов Вы можете ознакомиться в моем видео «Как отправлять большие файлы«:

Подпись

И напоследок, создайте себе несколько вариантов подписей для различных случаев (например, краткая, полная). Подпись — это некий текст (иногда с логотипом), который Вы добавляете в конце Вашего письма с указанием Ваших деловых данных — должность, email адрес, рабочий, мобильный телефон и т.д. Эта подпись будет автоматически добавляться в конце каждого Вашего письма. Этот элемент письма очень важен для деловых писем, особенно, когда Вы первый раз пишете письмо адресату, который Вас не знает.

Далее, когда Вы уже отвечаете в рамках переписки, эта подпись настраивается в почтовых системах и автоматически вставляется. Этот элемент  очень здорово экономит Ваше время и облегчает Вам жизнь. Не надо каждый раз вручную набирать все Ваши данные.

Для людей, которых Вы уже знаете, с которыми сотрудничаете и постоянно коммуницируете, можно сделать более короткую подпись, например там “С уважением Иван, телефон” и этого будет вполне достаточно.

Итак,  мы разобрали основные правила использования корпоративной почты. Здесь собраны лучшие практики использования почты в деловых коммуникациях. Пользуйтесь ими и Вы всегда будете выглядеть профессионально.