Как правильно отправлять большие файлы по почте

Как правильно отправлять большие файлы по почте

Привет, друзья!

Сегодня давайте разберем с Вами как отправлять большие файлы по электронной почте. Очень часто в больших компаниях IT отделы устанавливают ограничения на пересылку больших файлов. Это создает определенные трудности. Особенно когда необходимо пересылать какие то отчеты и эти файлы переходят далеко за пределы установленных лимитов.

Превышен литит на размер файла
Превышен литит на размер файла

Конечно, можно просто разделить файл архивом на несколько частей и переслать. Но это очень неудобно и Вам, и тому кто их получает, их надо склеивать потом …. Поэтому существуют другие способы, как это делать более удобно для всех, более правильно, более профессионально. И сейчас мы их с Вами и разберем.

1-ый способ — это использование сетевых папок в Вашей внутренней сети Вашей компании. IT отделы, как правило, могут настроить доступы разным людям к этим папкам. Вы просто копируете туда свой файл большого размера и отправляете адресату ссылку на этот файл.

Но у этого способа есть один очень большой недостаток. Чтобы скачать и отправить этот файл, необходимо находиться во внутренней сети компании и иметь к ней доступ. Это либо находиться в офисе, либо подключать какие то другие системы удаленного доступа, что не всегда является удобным и возможным. Поэтому это достаточно неудобный способ. Он хорош при работе в офисе.

2-ой способ — это использование открытых (общих) файлообменных сервисов. Их существует сейчас масса на рынке и туда можно загружать любые файлы. Система работы здесь такая же. Вы загружаете свой файл в выбранный Вами файлообменник и отправляете ссылку адресату, и он у себя его скачивает. Но и этот способ имеет свои недостатки. Самый большой и самый главный — это безопасность. К сожалению, как правило, доступ к Вашим файлам может получить кто угодно и Вы никак это не сможете проконтролировать.

И наконец, 3-ий способ. На мой взгляд наиболее правильный, наиболее профессиональный. Это использование корпоративных аккаунтов в облачных системах хранения данных. Примеры таких систем — Google Drive, Dropbox, OneBox, OneDrive и другие.

cloudsystems
Популярные сервисы

Если у Вашей компании есть корпоративный доступ к этим сервисам, то это решает вопрос безопасности и не надо находиться в корпоративной сети, а можно работать где угодно, и файлы отправлять куда угодно. Доступ к папкам можно давать по корпоративным email ваших сотрудников. Вам не нужен доступ к внутренней корпоративной сети, а просто нужен доступ к интернету.

Работает все точно также. Вы копируете файл на Ваше хранилище под Вашим корпоративным аккаунтом, настраиваете доступ по email корпоративной системы Вашим сотрудникам, которым хотите дать доступ. Указываете, какие права доступа следует им предоставить — на чтение или полный доступ. Можете отправить им просто ссылку, здесь нет никаких ограничений на размер файла.

Такое письмо будет “весить” всего пару килобайт. Вы же в нем даете только ссылку на Ваш файл и, как правило, такое письмо доступно всем Вашим адресатам. Ведь сейчас на телефонах, на планшетах есть специальные приложения всех упомянутых сервисов, которые позволяют легко открывать эти файлы.

Тому, кто получает Ваше письмо, для доступа к файлу понадобится только доступ к интернету. И Ваш адресат спокойно может открыть его, находясь в любой точке мира. Ваш трафик не будет перегружен от вложенного большого файла. Так можно пересылать файлы любых размеров и они будут легко отправляться и легко открываться.

Если Вы не знаете использует ли Ваша компания подобные сервисы, позвоните в IT отдел, или лицу ответственному за эти процессы, и задайте им вопрос. Скажите, что Вы знаете об облачных системах хранения данных, что это очень удобно и стоит это не очень дорого.

Сейчас облачные технологии — это писк моды, все ими пользуются. Практически все уходят в облачные системы хранения. Более того, для Вашей компании это может быть дополнительным местом, где можно сэкономить на поддержке IT инфраструктуры. Поскольку вся IT инфраструктура хранится на больших серверах IT компаний таких как Dropbox, Google, Microsoft, куда полностью обеспечивается безопасный доступ. И при использовании облачных систем хранения Вам не надо выделять специалистов для поддержания всей этой IT инфраструктуры.

Итак, мы с Вами разобрали 3 основные способа передачи больших файлов. Если у Вас возникли вопросы, как работают эти системы, как их подключить и как лучше их использовать, задавайте их в комментариях и я обязательно на них отвечу. Также поделитесь со мной, какие бы еще темы Вы хотели посмотреть в моих видео. Я обязательно сниму их для Вас.